All'inizio di ogni discernimento in comune è cruciale chiarire la questione, occorre comprendere il contesto, rivedere la missione e assicurarsi che il problema richieda un discernimento in comune.

Una volta chiarita la questione o il problema, si può decidere chi dovrà prendere parte al processo. Si tratterà di esperti in quella determinata materia; potrebbero essere gesuiti, laici, donne, membri di altri ordini religiosi, persone di altra fede o cultura. Per alcuni di essi potrebbe essere il primo discernimento in comune e, prima dell'inizio, avranno bisogno di essere formati (brevemente, 1 ora) sulle basi della conversazione spirituale e della libertà personale. Gli altri esercizi abbozzati in questi documenti possono essere eseguiti gradualmente anche per la prima volta. Perché il gruppo cominci a familiarizzare con il discernimento in comune si consiglia di simulare un discernimento dimostrativo su un problema semplice (ad esempio: dove andare a cena). In tal modo le persone scopriranno le tappe del processo e ciò che le attende. Il gruppo si sentirà più unito e a suo agio man mano che avanzerà nel processo.

Il ruolo e gli obiettivi del gruppo devono essere enunciati all’inizio: cosa ci si attende dal gruppo, quale monitoraggio sarà richiesto e quale coinvolgimento sarà necessario.

Prima di iniziare qualsiasi discernimento in comune occorre chiarire chi è l’autorità competente, qual è il ruolo del gruppo e chi prenderà la decisione finale, se il gruppo deciderà sulla base del consenso oppure se sarà il responsabile a prendere la decisione finale, dopo aver ascoltato il suggerimento del gruppo. Quando si imposta un gruppo occorre prestare attenzione ad eventuali conflitti, ad esempio un dipendente potrebbe non sentirsi libero di condividere ciò che sente/pensa in presenza del suo diretto superiore. Se i conflitti non possono essere evitati, alcuni strumenti possono essere utilizzati come ad esempio dei modelli di feedback anonimo.

Chiarire la questione

• 5 perché: Scavare in profondità nel problema per almeno 5 livelli chiedendosi “perché” al fine di chiarire la questione.
• Regola delle 5 W, 1 H (Chi? Che cosa? Quando? Dove? Perché? Come?): Presenta gli elementi fondamentali e aiuta a comprendere la situazione ed il contesto

Riunire e formare le principali parti interessate

• Libertà interiore -> Cosa consiglierei a qualcun altro?
• Ascolto -> Conversazione spirituale
• Missione -> Nominare la grazia che si chiede
• Unione dei cuori -> Linea storica

Stabilire gli obiettivi del gruppo

• SMART (Specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti, definiti in termini di tempo):
• Identità-Vocazione-Missione: Chi siamo? A cosa siamo chiamati? Come rispondere alla chiamata?

Chiarire chi prenderà la decisione finale

• Chiarire chi è l’autorità competente. Chiarire il potere del gruppo e la sua autorità.